• Falls die jeweilige Promotions- bzw. Habilitationsordnung gedruckte Fassungen fordert, sind für den Bestand der Universitätsbibliothek in der von der Ordnung vorgesehenen Anzahl Exemplare (mindestens jedoch 2) abzuliefern. Diese müssen auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreien Papier nach DIN-ISO 9706 ausgedruckt und dauerhaft haltbar gebunden (klebegebunden) sein. Der entsprechende Hinweis ist in die Arbeit einzudrucken ("Gedruckt auf alterungsbeständigem Papier °° ISO 9706")
• Für den Schriftentausch der Hochschulen sind weitere gedruckte Exemplare in der von der jeweiligen Promotions- bzw. Habilitationsordnung vorgesehenen Anzahl abzuliefern.
• Eine schriftliche Bestätigung der Fakultät, dass die vorliegende Schrift als Dissertation bzw. Habilitation angenommen wurde, muss vorgelegt werden. Dies kann formlos oder über das entsprechende Formular der Universitätsbibliothek erfolgen.

• Für die Veröffentlichung auf dem Hochschulschriftenserver wird eine Datei benötigt, vorzugsweise im PDF-Format. Die Datei darf keinen Kennwort- und/oder Kopierschutz haben.
• Falls die jeweilige Promotions- bzw. Habilitationsordnung auch gedruckte Fassungen vorsieht, sind für den Bestand der Universitätsbibliothek gedruckte Exemplare in der von der jeweiligen Ordnung vorgesehenen Anzahl (mindestens 2) abzuliefern. Diese müssen auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreien Papier nach DIN-ISO 9706 ausgedruckt und dauerhaft haltbar gebunden (klebegebunden) sein. Der entsprechende Hinweis ist in die Arbeit einzudrucken ("Gedruckt auf alterungsbeständigem Papier °° ISO 9706").
• Für den Schriftentausch der Hochschulen werden im Fall einer elektronischen Veröffentlichung keine gedruckten Exemplare benötigt.
• Auf dem hier verlinkten Formular sind der Universitätsbibliothek die zur Veröffentlichung auf dem Hochschulschriftenserver benötigten Rechte einzuräumen, sowie von der Fakultät zu bestätigen, dass die vorliegende Schrift als Hochschulschrift angenommen wurde.

• Falls die jeweilige Promotions- bzw. Habilitationsordnung Schriften in Mikrofiche-Form erlaubt, sind für den Bestand der Universitätsbibliothek Mikrofiche-Exemplare in der von der jeweiligen Promotions- bzw. Habilitationsordnung vorgesehenen Anzahl (mindestens 2) abzuliefern.
• Eine schriftliche Bestätigung der Fakultät, dass die vorliegende Schrift als Hochschulschrift angenommen wurde, muss vorgelegt werden. Diese kann formlos oder über das entsprechende Formular der Universitätsbibliothek erfolgen.

Fakultäten können kumulative Dissertationen oder Habilitationen zulassen. Bei kumulativen Hochschulschriften ergeben sich für die Veröffentlichung und Verbreitung besondere Bedingungen daraus, dass die Inhalte in Gänze oder in Teilen bereits an anderer Stelle (gewöhnlich in einer Zeitschrift) veröffentlicht und dabei die Veröffentlichungsrechte von der Autorin / von dem Autor an den herausgebenden Verlag übertragen wurden. Infolge dieser Rechteabtretung ist es urheberrechtlich nicht erlaubt, kumulative Werke öffentlich zugänglich zu machen oder zu verbreiten. Das bedeutet, dass die Universitätsbibliothek weder für ihren Bestand noch für den Schriftentausch Hochschulschriften annehmen kann, in denen bereits veröffentlichte Teile enthalten sind. Ausnahme sind Veröffentlichungen in Open-Access-Zeitschriften, bei denen keine ausschließliche Rechteübertragung stattfindet oder solche, bei denen der Verlag eine parallele Veröffentlichung ausdrücklich erlaubt.

In der bei der Universitätsbibliothek abzuliefernden Schrift müssen enthalten sein:

• Auflistung der bibliographischen Angaben der bereits veröffentlichten Dissertations- bzw. Habilitationsbestandteile. Einzelne Fakultäten vollziehen die Promotion bzw. Habilitation auch dann, wenn sich einzelne Aufsätze noch im Veröffentlichungsprozess befinden. In solchen Fällen sind die bibliographischen Angaben so genau aufzulisten, wie es zu diesem Zeitpunkt möglich ist.
• Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte der Hochschulschrift. In der Rahmenpromotionsordnung werden die Anforderungen an eine solche Zusammenfassung beschrieben als: „ausführliche Darstellung“, „die eine kritische Einordnung der Forschungsthemen und wichtigsten Erkenntnisse aus den Publikationen in den Kontext der wissenschaftlichen Literatur zum Thema sowie die Würdigung des individuellen eigenen Beitrags sowie des Beitrags der weiteren AutorInnen an den jeweiligen Publikationen vornimmt“ (§ 10 Abs. 2 S. 3 RPO). In einigen Promotions- bzw. Habilitationsordnungen wird die „ausführliche Darstellung“ auch anders genannt, z.B. synthetisierende Abhandlung.
• Die schriftliche Bestätigung der Fakultät, dass die vorliegende Schrift oder Zusammenstellung von Schriften als Dissertation bzw. Habilitation angenommen wurde, ist auf dem Formular zur Nutzungsrechteeinräumung (s.nächster Punkt) vorzunehmen.
• Bei Ablieferung in elektronischer Form ist das Formular zur Nutzungsrechteeinräumung auszufüllen.

Für die Veröffentlichung von Bachelor- und Masterarbeiten auf dem Hochschulschriftenserver ist eine schriftliche Bescheinigung darüber erforderlich, dass die Arbeit die Anforderungen an eine Bachelor-/Masterarbeit in besonderem Maße erfüllt und die Fakultät die Veröffentlichung auf dem Hochschulschriftenserver empfiehlt. Dazu kann das Formular zur Einräumung von Nutzungsrechten verwendet werden.